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如何安排商务会议

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商业世界似乎在会议轴上旋转 - 但并非所有会议都是富有成效的。投资时间规划生产会议以确保您的会议完成工作。ayxcba仔细考虑你需要完成的事情,谁应该参加。

确定目标和观众

为会议设定客观,并简要介绍并明确说明。例如,创建描述特定目标的小项目的简短列表。您的会议的目标可能是传达重要信息,做出决定,解决问题或分配行动。简明扼要的目标有助于会议组织者确定谁应该参加会议。通过将每个目标与其存在的团队成员对齐,建立一个邀请群岛列表,其存在将使实际实现目标。

设定议程

根据目标的每一个目标设定会议的议程。如果目标是传达项目的开头,请设置一个议程项目,该项目识别谁将提供信息以及如何共享信息,例如PowerPoint演示文稿。如果目标是分配操作,请设置描述将如何进行分配的议程项目。每个目标都应有一个或多个议程项目直接与之对齐。

选择日期和时间

根据会议负责人和最重要的受邀者的可用性选择会议日期和时间。被邀请的人越多,就越难找到每个人都有空的时间。接受一个与尽可能多的时间表相适应的时间安排。在设定时间之前,考虑一下时区。如果有些被邀请的人会通过电话或网络参与,要考虑他们的工作时间和你自己的工作时间一样。东部标准时间下午1点的会议是中部标准时间的午餐时间会议。同样的会议是在东京的凌晨2点。

选择位置

找到会议室,可以实现所有议程项目。选择一个大或小的房间,以舒适地符合所需参加的人数。座位40的房间是与10人开会的糟糕选择。同样,你不希望在如此紧张中挤压人群,有必要带来额外的椅子。

安排材料和杂费

如果预期演示,请确保房间配有投影机。如果没有,请安排与您带来投影机 - 也确保您有一些东西可以投射到屏幕或白墙上。不要忘记考虑其他垃圾的可用性,例如具有干擦标记的白板,用于场外参与者的干擦标记,翻转图表和扬声器电话。对于多小时的会议,安排食品和饮料,所以参与者关注主题而不是他们的胃。

通知邀请

通知会议目标的邀请,日期,时间和位置,足够好,以便他们可以正常准备。在大多数情况下,至少一周的通知是优选的。使用Workplace的日历软件向所有邀请员发送会议预约。许多程序将在会议前几分钟或几天内提醒邀请,或根据您的需求定制警报。